01 Verantwortlicher
Nicolai Fröhlich
Heritage Explorers Club
Poppenweiler Straße 13
70439 Stuttgart,
Deutschland
E-Mail: info@heritageexplorersclub.com
Telefon: +49 151 20260017
Website: https://HeritageExplorersClub.com
02 Server-Logfiles / Hosting
Unsere Website wird bei Hetzner Online GmbH gehostet, Serverstandort Nürnberg, Deutschland (EU). Beim Aufruf der Website erfasst Hetzner automatisch Zugriffsdaten (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp, aufgerufene Seite), sog. Server-Logfiles. Dies erfolgt zur Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden standardmäßig nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Die Bereitstellung dieser Daten ist für den Website-Aufruf technisch erforderlich; ohne sie ist ein Besuch der Website nicht möglich.
03 Ticketbuchung & Zahlung
Wenn du über unsere Website Tickets für ein Event buchst, verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten (Vorname, Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Personenanzahl) sowie den zum Buchungszeitpunkt gültigen Event-Namen und den Gesamtpreis. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Ticketvertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Angabe dieser Daten ist für den Vertragsschluss erforderlich; ohne sie ist eine Buchung nicht möglich.
Die Zahlung wird über Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., mit Sitz in der EU; Datenverarbeitung kann jedoch auch über Stripe Inc., USA erfolgen) abgewickelt. Dabei setzt Stripe im Zahlungsvorgang technisch notwendige Cookies, um den Bezahlprozess durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zahlungsdaten (z. B. Karteninformationen) werden direkt an Stripe übermittelt – wir speichern keine vollständigen Zahlungsdaten auf unseren Servern. Da hierbei ggf. Daten in die USA übermittelt werden, stützt sich Stripe nach eigenen Angaben auf geeignete Garantien (u. a. EU-Standardvertragsklauseln). Weitere Informationen findest du in den Datenschutzhinweisen von Stripe.
04 Speicherung der Buchungsdaten (Supabase)
Bestätigte Buchungen werden in einer PostgreSQL-Datenbank bei Supabase (EU-Region) gespeichert. Gespeichert werden u. a. Name, E-Mail, Personenanzahl, Gesamtpreis, Event-Bezeichnung, Ticketnummer, Zahlungsstatus und Zeitstempel der Buchung. Supabase stellt die Datenbank-Infrastruktur bereit; es werden keine Supabase-Auth- oder Edge-Function-Dienste für den Buchungsflow genutzt. Supabase Inc. hat ihren Sitz in den USA; auch wenn die Daten in der EU-Region gespeichert werden, kann im Rahmen des Supports ein Zugriff durch Supabase Inc. nicht vollständig ausgeschlossen werden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags sowie geeigneter Garantien (u. a. EU-Standardvertragsklauseln).
05 Event-CRM bei Brevo (Ticketkäufer)
Nach erfolgreicher Ticketzahlung übermitteln wir die Buchungsdaten des Zahlers (E-Mail, Vor- und Nachname, Ticketnummer, Personenanzahl, Gesamtpreis, Event-Bezeichnung, Buchungsdatum) an Brevo (Sendinblue SAS, Paris) und tragen den Kontakt in unsere Event-CRM-Liste ein. Dies dient der Vertragsabwicklung, der Organisation des Events und der Kommunikation mit Teilnehmern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Es erfolgt kein Newsletter-Double-Opt-in; die Eintragung ist vom optionalen Newsletter-Angebot getrennt.
Brevo speichert die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines AVV. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Brevo unter https://www.brevo.com/de/datenschutz-uebersicht/.
06 Merch-Shop & Lieferung
Wenn du über unseren Online-Shop Merch-Artikel bestellst, verarbeiten wir die von dir angegebenen Bestell- und Lieferdaten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Lieferadresse, PLZ, Ort, Land) sowie die bestellten Artikel und den Gesamtpreis. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Kaufvertrags und der Lieferung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne diese Angaben ist eine Bestellung nicht möglich.
Die Zahlung wird über Stripe abgewickelt (siehe Abschnitt Ticketbuchung & Zahlung). Bestätigte Bestellungen speichern wir in unserer Datenbank bei Supabase (EU-Region). Nach erfolgreicher Zahlung erhältst du eine Bestätigungs-E-Mail mit Bestellnummer, Artikeln und Lieferadresse. Der Versand der Bestätigungsmail erfolgt über unseren bestehenden E-Mail-Dienstleister (derzeit Brevo Transactional).
Bestelldaten werden zur Vertragsabwicklung und Nachweisführung gespeichert. Steuerrelevante Belege bewahren wir gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf.
07 Bestätigungs-E-Mail & Ticket
Nach erfolgreicher Zahlung senden wir dir eine Bestätigungs-E-Mail mit deinen Buchungsdetails und einem QR-Code-Ticket (PNG-Anhang). Der Versand erfolgt über unseren E-Mail-Dienstleister Gmail/Google (SMTP). Da Google als US-Unternehmen agiert, kann es hierbei zu einer Datenübermittlung in die USA kommen; Google stützt sich nach eigenen Angaben auf geeignete Garantien (u. a. EU-Standardvertragsklauseln). Die E-Mail enthält deine Ticketnummer, die beim Einlass zur Identifikation dient.
08 Speicherdauer Buchungsdaten
Buchungsdaten werden drei Jahre nach dem jeweiligen Event zur Vertragsabwicklung und Nachweisführung gespeichert (§ 195 BGB). Steuerrelevante Belege wie Rechnungen bewahren wir darüber hinaus acht Jahre auf (§ 147 AO, § 257 HGB) und löschen sie anschließend, sofern keine weiteren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
09 Newsletter (optional, getrennt vom Ticketkauf)
Wenn du dich über das Newsletter-Formular auf der Website anmeldest, ist dies rechtlich vom Ticketkauf getrennt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage deiner Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Für den Newsletter-Versand und die Verwaltung deiner Anmeldung nutzen wir Brevo (Sendinblue SAS, 55 rue d'Amsterdam, 75008 Paris, Frankreich). Deine E-Mail-Adresse und ggf. weitergegebene Angaben (z. B. Vorname) werden bei Brevo gespeichert und verarbeitet. Brevo sendet dir einen Bestätigungslink (Double-Opt-in); erst nach Bestätigung wirst du für den Newsletter als angemeldet geführt. Zum Nachweis deiner Einwilligung protokolliert Brevo den Zeitpunkt der Anmeldung und Bestätigung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 7 UWG).
Brevo verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV). Die Speicherung erfolgt auf Servern von Brevo; je nach Konfiguration können Daten auch außerhalb der EU verarbeitet werden. Brevo stützt sich in solchen Fällen auf geeignete Garantien (u. a. EU-Standardvertragsklauseln). Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Brevo unter https://www.brevo.com/de/datenschutz-uebersicht/.
Deine Daten werden bis zu deiner Abmeldung gespeichert, spätestens jedoch 24 Monate nach deiner letzten Interaktion (z. B. Öffnen einer E-Mail) automatisch gelöscht. Du kannst die Anmeldung jederzeit widerrufen, z. B. über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail oder per E-Mail an uns.
10 Kontaktaufnahme
Über unser Kontaktformular kannst du uns Anfragen senden, u. a. für individuelle Reise-Paket-Anfragen. Dabei fragen wir folgende Angaben ab: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Infofeld und Teilnehmeranzahl. Die Daten werden in derselben Supabase-Datenbank (EU-Region) gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung deiner Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen, z. B. bei Reise-Paket-Anfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung allgemeiner Anfragen). Die Angabe dieser Daten ist für die Bearbeitung deiner Anfrage erforderlich; ohne sie können wir nicht antworten. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, spätestens 6 Monate nach dem letzten Kontakt.
11 Fotos und Videos bei Events
Bei unseren Events fertigen wir Übersichts- und Stimmungsaufnahmen an, die auf unserer Website und unseren Social-Media-Kanälen (u. a. Instagram) veröffentlicht werden können. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Außendarstellung unserer Veranstaltungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Auf die Anfertigung wird beim Einlass zur jeweiligen Veranstaltung sichtbar hingewiesen; du kannst der Anfertigung solcher Aufnahmen jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt „Widerspruchsrecht”).
Erkennbare Einzel- oder Portraitaufnahmen fertigen und veröffentlichen wir ausschließlich mit deiner gesonderten, dokumentierten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 22 KUG (z. B. per Checkbox im Buchungsformular oder Einwilligungsliste vor Ort). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
12 Cookies & eingebundene Schriftarten
Beim Zahlungsvorgang setzt Stripe technisch notwendige Cookies (siehe oben). Darüber hinaus verwenden wir keine Tracking- oder Analyse-Cookies. Wir binden die Schriftarten „Inter” und „Playfair” von Google Fonts ein. Dabei kann es zu einer Übertragung deiner IP-Adresse an Google (ggf. in die USA) kommen. Weitere Informationen findest du in den Datenschutzhinweisen von Google.
13 Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
14 Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Außerdem hast du das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.
15 Widerspruchsrecht
Soweit wir deine Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten – etwa bei Server-Logfiles, Kontaktanfragen oder Foto-/Videoaufnahmen –, hast du das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten deine Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen überwiegen.
16 Zuständige Aufsichtsbehörde
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Heilbronner Straße 35
70191 Stuttgart